RÈGLEMENT D’ORDRE INTERIEUR DES COMITÉS DU CONSEIL D’ADMINISTRATION DU CHU 

Section I : Du Président et du Vice-Président 

1. Le Président du Conseil, en concertation avec les membres du Conseil, nomme les présidents de chaque comité, sur base de l’appréciation des capacités et des aptitudes requises.
2. Les  Présidents des comités ainsi nommés doivent être approuvés par le Conseil d’Administration au complet.
3.  Les  Présidents des Comités sont choisis de préférence parmi les membres du Conseil.
4. Le Président du Conseil est encouragé à considérer les facteurs suivants déterminant la nomination au poste de Président de comité:
1. Grandes qualités de chef et grande aptitude de gestion, la capacité de garantir une direction du comité conforme au rôle lui mandaté par le Conseil et une présidence efficiente des réunions;
2. Un engagement et une capacité d’investir le temps requis;
3. Au moins une année d’expérience au sein du Conseil d’Administration du CHU et / ou de ses comités;
4. Une expertise pertinente spécifique au domaine du comité;
5. Evaluation de la compétence du candidat choisi en matière de qualités nécessaires pour remplir ses fonctions.
6. Un équilibre des représentants des différents CHU au Conseil tout en tenant compte de la mission spécifique des comités.

5. Au cas où le Président et le Vice-Président ne parviennent pas à se mettre d’accord sur un candidat qualifié, le Président du Conseil présente un candidat au conseil pour approbation.
6.  Pour des raisons d’efficience, le Président du comité, en tenant compte de l’équilibre et de la disponibilité, et en concertation avec le CHU concerné, nomme un Vice-Président qualifié.  La nomination est faite en concertation avec le Président du Conseil pour assurer l’équilibre de représentation des CHU à la direction des comités.

7. Les Vice-Présidents des Comités participent activement à la direction des comités. Les Présidents des comités doivent systématiquement consulter les Vice-Présidents des comités et, le cas échéant, déléguer des tâches au Vice-Président pour plus d’efficience. 
8. Le Président du Conseil nomme les Présidents des comités chaque fois que nécessaire, comme, par exemple, dans le cas où un Président d’un comité n’est plus disponible ou ne remplit pas convenablement ses fonctions.  Tout changement d’un Président de comité doit être approuvé par le Conseil.
9. Dans les prérogatives des Présidents des comités de présider les réunions de comité à part entière, ils peuvent inviter un représentant supplémentaire des CHU à participer à une réunion comme membre du comité. Quand le Président d’un comité l’estime nécessaire, il peut permettre au Vice-Président d’un comité particulier d’inviter un représentant supplémentaire des CHU représentés à participer à une réunion comme membre du comité. 

Section II : Des membres

A.     Choix, équilibre et continuité 

1. Le Président du conseil, en consultation avec le Président du comité, propose les membres de chaque comité, sur base des candidatures de membres de comité posées par les CHU, à l'approbation du Conseil au complet. Chaque CHU peut participer au maximum à deux comités.
2. Les membres des comités proviennent des CHU qui nomment un individu qualifié comme candidat-membre du comité.  Tout en considérant qu’il est préférable que les CHU choisissent les membres du Conseil ou leurs suppléants comme représentants dans les comités, ils peuvent choisir tout individu pour les représenter.  Cet individu devrait être mandaté de façon appropriée, être suffisamment informé, recevoir les instructions et le pouvoir qui lui permettent de contribuer au travail du comité et représenter efficacement son CHU.
3. Au cas où un membre d’un comité du CHU n'est pas également membre du Conseil, le membre du comité a le devoir de représenter le membre du Conseil et informe régulièrement le membre du Conseil des activités du comité.
4. Si exceptionnellement un membre d’un comité ne peut pas participer à une réunion, un suppléant nommé peut remplacer le membre.  La responsabilité de communication avec le suppléant incombe au membre du comité.
5. Dans le cas exceptionnel où la qualité de membre doit définitivement passer d’un délégué à l’autre, le membre entrant et le membre sortant peuvent, tous les deux, avec la permission explicite du président du comité, participer ensemble à une réunion pour faciliter la transition entre les membres.
6. Le mandat des membres des comités est de deux ans.

B.     Responsabilités 

      1.  Le Président du Conseil en concertation avec le Vice-Président évalue régulièrement            les réalisations des comités, leur efficacité et, le cas échéant, formule les recommandations appropriées concernant les membres et leur mandat. 

10. Le Président du Conseil a la responsabilité de convoquer, dans les deux semaines qui suivent chaque réunion du Conseil, une réunion à laquelle participent le Vice-Président du Conseil, les Présidents des comités et le Secrétaire du Conseil pour assurer la coordination de la mise en œuvre des plans d’action des comités et pour résoudre tout autre problème en suspens au niveau des comités. 

11. Le Conseil indiquera quel comité portera la responsabilité première d'un problème particulier, dans les cas où une politique ou une zone d’intervention commune intéresse raisonnablement plusieurs comités. La décision du Conseil et le plan de travail y relatif doivent indiquer clairement lequel des comités  est l’acteur principal dans ce domaine d’intervention.  Le cas échéant, des réunions de comités seront programmées pour faciliter la collaboration entre les comités ayant un intérêt commun (y compris des réunions conjointes). 

12. Si, à l’issue de l'évaluation d'un comité un problème de direction est perçu, le Président du Conseil  et le Vice-Président feront les changements nécessaires aux postes de Président et/ou de Vice-Président.  Dans le cas d'un problème concernant un membre d’un comité qui n’est pas performant, par exemple qui s’absente aux réunions du comité ou qui ne répond pas aux demandes explicites formulées par le Président du comité, la première action du Président du comité sera de se concerter avec le membre du Conseil en question.  Si la situation persiste, le Président du comité consultera le Président et le Vice-Président du Conseil.  En dernier recours, le Président et le Vice-Président du Conseil démettront le membre du comité de ses fonctions et le processus normal de sélection suivra son cours pour pourvoir au poste vacant.

                                Réunions  

Le Comité se réunit  au moins trois fois par an. Toutes les réunions du Comité sont tenues conformément aux règlements du CHU, tels que régulièrement modifiés et amendés, et les compte-rendus seront rédigés et conservés. Le choix d’autres participants aux réunions est laissé à la discrétion des membres du comité, à condition que, à moins que cela ne soit interdit par les règlements en vigueur, tous les directeurs puissent participer aux réunions des comités. 

                                C. Taille  

      1.   Le nombre maximum des membres des comités est établi comme suit :

1. Politique et stratégie : 7
2.  Finances et audit : 7
3. Ressources humaines et assurance qualité : 7

2. Il n'y aura pas plus d'un membre par CHU dans un même comité. Seulement les membres de comité (ou leurs suppléants) assistent aux réunions de comité.
3. Le Président d’un comité peut décider de la participation d’autres personnes aux réunions du comité mais ceci sera limité aux individus jouissant d’une expertise technique spécifique indispensable au comité pour accomplir sa mission.  Le Président du comité tiendra compte des implications de coût en lançant une invitation et limitera la participation de l’invité aux réunions pour lesquelles l'expertise est requise.
4. Il n'y aura aucune invitation ouverte aux CHU représentés d'amener leurs propres experts. Les observateurs ne sont pas autorisés à assister aux réunions des comités.

Section III : Règlement des opérations

                               A. Termes de référence, Calendrier et Méthodes de travail 

1. Le Conseil définit les termes de référence des comités.  Les comités agissent seulement en conformité avec ces termes de référence, ou selon toute autre instruction de la direction du Conseil.
2. Les comités développent un plan d’action reflétant leur mandat et le distribuent au Président et au Vice-Président du Conseil ainsi qu’aux Présidents et Vice-Présidents des autres comités.  Ces plans d’action sont mis à jour en tanant compte des nouvelles tâches assignées par le Conseil.
3. Le Secrétariat assure l’initiation des nouveaux membres des comités et disponibilisera un manuel décrivant le règlement et le fonctionnement de chaque comité et le personnel du secrétariat chargé de les appuyer et les devoirs des membres des comités.
4. Les Présidents et Vice-Présidents des comités, en concertation avec le Secrétariat, établissent un plan annuel des réunions et leur ordre du jour.  Les objectifs et les activités additionnelles des comités doivent être validés lors de la réunion tenue chaque trimestre entre le Président du Conseil, le Vice-Président du Conseil, les Présidents des comités et le Secrétariat, pour assurer la précision des objectifs et éviter le double-emploi.
5. Les comités se concertent largement sur les principaux aspects de la politique à suivre et suscitent et examinent les critiques appropriées des CHU représentés par le canal de leurs représentants désignés.  Le Secrétariat établit un website pour chaque comité pour faciliter la consultation et assurer aux membres du Conseil un accès aux documents de travail de tous les comités. 
6. Chaque comité effectue une auto-évaluation annuelle (y compris la participation aux réunions, le degré de réalisation du plan, l’efficacité) et discute des résultats avec le Président et le Vice-Président du Conseil. Les attributions formelles et le champ d’action de chaque comité doivent être évalués par le Conseil après une année et par après tous les 2 ans et éventuellement au moment du renouvellement de l’équipe des membres du comité.
7. Les comités suivent des formats standards de reportage dans la rédaction des rapports destinés au Conseil. Toutes les recommandations devraient indiquer des coûts associés.
8. Les comités s'assurent que les points à proposer au Conseil pour décision sont revus par le personnel juridique du CHU avant d’être soumis au Conseil pour examen.
9. Le Secrétariat distribue les documents des réunions en s’assurant qu’ils soient reçus par les membres du comité au moins une semaine avant la réunion de comité et s'assure que les documents contiennent le texte des projets de décision proposés au comité pour examen.
10. Les comités et le Secrétariat utiliseront la technique d’utiliser une couleur différente ou de souligner comme pratique standard de traitement des documents soumis pour examen. 
11. Dans des circonstances exceptionnelles, où les comités ne peuvent pas parvenir à un consensus, le comité formulera des recommandations en mettant en exergue les points soutenus par la minorité et ceux soutenus par la majorité.
12. La pratique des réunions de concertation entre les membres du Conseil, les Présidents des comités et le Secrétariat sera constamment appliquée comme un moyen de maintenir la cohésion et faciliter la confiance au sein des CHU représentés et entre eux et le Secrétariat. 

                          B. Recours aux experts externes  

1. Le recours aux experts peut se faire par les comités à leur discrétion et en concertation

          avec le Président du Conseil et peut être sous forme d’un comité d’experts 

            indépendants. 

2.  Le Président et le Vice-Président du comité, en collaboration avec le Président du Conseil, choisissent les membres du comité d’experts à partir de la liste des candidats soumise par le comité.

3. La contribution du comité d’experts est remise à travers un mécanisme qui doit être déterminé par le comité du Conseil, il peut s’agir de rapporter directement au comité dans son ensemble ou de rapporter par l’intermédiaire du Président et/ou du Vice-Président du comité.

4. Le comité disponibilise les termes de référence pour de pareils comités d’experts. 

                                                              i.            Dépenses du Comité  

Dans les circonstances où le Conseil d’Administration du CHU a la responsabilité de couvrir les frais de participation aux réunions du comité (c.-à-d. jetons de présence) :

1.      Seulement le membre de comité, ou son remplaçant officiellement désigné, est financé par le Conseil d’Administration du CHU.

2.       Si le Président de comité tient des réunions de comité juste avant les réunions du Conseil comme réunions de comité en bonne et due forme (mais non sous forme de consultations informelles au cours desquelles aucune mesure n'est prise), les membres de comité perçoivent les jetons de présence à ces réunions.

3.      Dans le cas des membres de comité assistant ensemble à une réunion en tant que membres entrant et sortant dans le cadre d'une transition, les deux percevront le jeton de présence. 

Comités du Conseil d’Administration du CHU – Termes de Référence   

■ Comité des Finances et d’Audit (CFA) 

-  Responsable de fournir des conseils sur tous les aspects concernant la politique et la stratégie à suivre en matière de Finances et d’Audit ; 

- Evaluer et donner des conseils sur le budget de fonctionnement du CHU, en appliquant la perspective de plans successifs de trois ans ; 

-  Faire des recommandations au Conseil sur le budget annuel proposé par les CHU; faire le suivi des dépenses du budget au cours de l’année et en faire rapport au Conseil au terme de chaque semestre ; 

- Recommander au Conseil les auditeurs externes du CHU choisis, recevoir et examiner les rapports des auditeurs et en faire rapport au Conseil.  

- Examiner les Etats Financiers du CHU tels qu’audités chaque année et formuler des recommandations au Conseil en ce qui concerne l’approbation des Etats Financiers.  

- Donner des conseils au Conseil d’Administration sur les politiques et les procédures du CHU en matière de gestion fiscale, notamment le rapport Actif–Passif, les prévisions financières, les modalités des contributions et les politiques d’investissement pour les ressources financières du CHU ; 

- Servir de comité-pilote pour les audits externes et internes et formuler des recommandations au Conseil avec les commentaires du comité ; 

- Servir de comité-pilote pour mener un fundraising ou formuler des projets ; 

- Identifier et évaluer tous les risques encourus par le CHU en rapport avec les termes de référence du comité et veiller à ce que des mécanismes efficaces de contrôle sont mis en place pour réduire les risques à un niveau acceptable. 

■ Comité de la Politique et des Stratégies (CPS) 

- Faire le suivi et donner des conseils au Conseil d’Administration sur les structures-clés de l’administration du CHU, notamment les structures et procédures du Conseil, la loi du CHU, le Règlement d’Ordre Intérieur ;

- Donner des conseils au Conseil d’Administration sur l’évolution des politiques-clés des CHU, dans les domaines non explicitement couverts par le comité des finances et d’audit et le comité des ressources humaines et d’assurance-qualité ; 

- Donner des conseils au Conseil d’Administration sur le plan stratégique global du CHU, dans les domaines non explicitement couverts par le comité des finances et d’audit et le comité des ressources humaines et d’assurance-qualité ; 

- Evaluer la performance globale des CHU, en recourant à l’évaluation interne et à l’évaluation externe ainsi qu’aux rapports de performance ;

- Servir de comité-pilote pour l’évaluation de performance externe ; 

- Assurer la formation continue et l’évolution au niveau stratégique ; 

- Conseiller le Conseil d’Administration sur la politique globale de mobilisation des ressources ; 

-  Identifier et évaluer tous les risques encourus par le CHU en rapport avec les termes de référence du comité et veiller à ce que les mécanismes appropriés de contrôle soient mis en place pour réduire les risques à un niveau acceptable. 

■ COMITE DES RESSOURCES HUMAINES ET DE L’ASSURANCE-QUALITE 

Le comité des ressources humaines et de l’assurance-qualité du Conseil  d’Administration du CHU est responsable de ce qui suit :

1. Evaluer et approuver les plans sociaux et les plans en rapport avec les indemnités du Directeur Général du CHU, évaluer les performances du Directeur Général à la lumière des objectifs et buts sus-mentionnés et, soit comme comité ou de concert avec les autres directeurs indépendants (sur ordre du Conseil), déterminer et approuver le taux d’indemnités du Directeur Général en se basant sur cette évaluation ;
2. Faire des recommandations au Conseil en rapport avec les indemnités des hauts fonctionnaires autres que le D.G. et l’indemnité d’encouragement  et des plans basés sur l’équité qui sont sujets à l’approbation par le Conseil ;
3.  Produire un rapport du Comité sur les indemnités des hauts fonctionnaires, à inclure dans le rapport de procuration annuel de l’établissement ou dans le rapport annuel.
4. A chaque réunion régulière du Conseil, un rapport au Conseil est dressé par le Président du comité ou une personne désignée concernant les activités du Comité ; un tel rapport doit être accompagné de toute recommandation au Conseil approuvée par le Comité.

 Le Comité est directement responsable d'approuver, à l'avance, les accords relatifs à la rémunération totale et à l’emploi pour les hauts cadres gestionnaires du CHU (évaluation, dans l’ensemble, des indemnités et des programmes sociaux ainsi que des salaires pour tous les autres employés ; et formulation de recommandations au Conseil concernant les changements à apporter aux plans, si c’est indiqué.  

Pouvoirs 

Le Comité est formé par une résolution du Conseil.

Le comité peut former et déléguer des pouvoirs à des sous-comités en cas de besoin. De plus, le comité a la compétence de retenir ou mettre un terme à un conseil juridique externe ou à des indemnités ; il peut recourir à des consultants ou à d’autres experts pour l’assister à accomplir les tâches prévues dans son mandat, notammant la compétence d’approuver les frais et autres termes des retenues y relatives. 

Mandats 

1.            Dans l’exercice de ses responsabilités concernant les indemnités du D.G. et en particulier la composante des primes à long-terme de pareilles indemnités, le Comité doit considérer les performances de l’établissement et les gains des actionnaires y relatifs, la valeur des primes similaires accordées aux D.G. dans des établissements similaires et les primes accordées au D.G. pendant les années antérieures.

·        Etablir, en collaboration avec les gestionnaires du CHU la stratégie globale de l’établissement concernant les indemnités et réviser cette stratégie au moins une fois par an pour s’harmoniser avec la stratégie d’affaires de l’établissement et avec des programmes similaires offerts par les établissements concurrents.

 2.   Réviser les programmes d’assurance sociale des employés de l’établissement, y compris les plans de pension et les plans d'épargne, et soit recommander des changements de plan au Conseil ou modifier les plans selon le cas.  Réviser au moins une fois par an les stratégies d’investissement et la performance dans la réalisation des plans du CHU.  La surveillance de routine des plans sociaux et de pension de l’établissement a été assignée pour la gestion à un comité des plans sociaux, dont les activités doivent être périodiquement évaluées par le Comité 

3.             Réviser annuellement les stratégies en rapport avec les ressources humaines, concernant le recrutement, le développement et la rétention du personnel.

4.            Réviser les plans de développement des cadres supérieurs et de succession, y compris les stratégies de planification de la succession aux postes des cadres supérieurs du CHU.  

ASSURANCE-QUALITÉ 

·        Assurer des niveaux élevés de la formation médicale et de la formation permanente des professionnels de la santé.

·        Assurer des soins de santé de haute qualité dans tous les CHU.

·        .Développer la culture de la recherche et disponibiliser les équipements au niveau du CHU.

·        Initier des programmes de prise de conscience de l’assurance-qualité dans tous les CHU pour les besoins d’accréditation. 

·        Développer des systèmes de référence et de contre-référence pour plus d’efficacité. 

5.             Réviser et réévaluer annuellement l’adéquation de cette charte et recommander tout changement proposé au Conseil pour approbation.  Evaluer annuellement les performances du Comité.